118 | 10 recomendaciones sobre procedimientos

Hola. Ya ha llegado el verano, así que este post lo escribo desde un rincón tranquilo y que ayuda a no pasar calor.

Me imagino que a estas alturas ya sabrás que los procedimientos son parte fundamental de los sistemas de gestión, de hecho algunas normas exigen que las organizaciones dispongan de procedimientos documentados, como el caso de la UNE-EN-ISO 9001, OHSAS 18001, etc.

Un procedimiento es la forma especificada de llevar a cabo una actividad. De forma general, lo importante es que el procedimiento describa: qué se hace, cómo se hace, quién lo hace y cómo se deja evidencia (registro) de haber realizado esta actividad. Y lo habitual es que contenga apartados como: objeto, alcance, referencias, definiciones, descripción, funciones y responsabilidades y anexos; además estarán codificados, dispondrán de número de revisión y fecha. Todo esto es orientativo, ya que no hay nada reglado en este asunto.

Dentro de los procedimientos se suelen distinguir dos familias:

• Procedimientos generales: son aquellos que derivan de requisitos de norma (sean obligatorios o no). Compras, auditoría interna, evaluación de riesgos, control de documentación, etc.
• Instrucciones de trabajo (también llamados procedimientos específicos o instrucciones técnicas): estas instrucciones describen como deben realizarse operaciones específicas de cada organización para fabricar su producto o prestar su servicio. Como realizar un mantenimiento, o como fabricar algo.

Aunque mucho de lo que aquí escribo es valido para las dos familias, está mas orientado a los procedimientos de carácter general.

Todo lo que te he contado lo podrás encontrar en los manuales, pero desde mi experiencia realizando, revisando y auditando procedimientos, hay algunas recomendaciones que en mi opinión te pueden ser útiles para la redacción e implantación de procedimientos:

1. No seas ni muy genérico, ni excesivamente especifico. En el primer caso, el procedimiento no valdrá de mucho, y en el segundo, puede resultarte complicado que se cumpla todo lo que contiene.


2. No esperes a que esté todo perfecto ("parálisis por análisis"), ya que eso puede retrasar su publicación indefinidamente. En mi opinión, es mejor implantarlo y posteriormente hacer una nueva revisión con las mejoras que se hayan detectado.


3. Intenta escribir lo que se vaya a cumplir. El papel lo aguanta todo, y con frecuencia somos excesivamente optimistas.


4. La idea es que los procedimientos sean útiles, por ello, no dudes en poner ejemplos si eso puede facilitar la comprensión a quienes tengan que utilizarlos.


5. Intenta que participen en la redacción las personas que deben utilizarlo, seguro que eso lo enriquece y ayuda es su implantación.


6. Los flujogramas suelen ser útiles en el caso de procedimientos complejos. En este enlace te dan algunas indicaciones para realizarlos según normas ISO y ANSI.


7. Cuida la imagen general del procedimiento, esto hará algo mas amigable su lectura.


8. Cuida la redacción. Intenta que sea claro, eso lo hará mas comprensible. Si utilizas siglas (algo bastante común) puedes tener en cuenta lo que dice la RAE acerca de ellas.


9. Define las funciones y responsabilidades. Sobre esto hablé en mi post anterior.


10. Por último, y esto tiene que ver con su utilización, forma a las personas que tengan que utilizarlo, intenta que tengan una copia siempre a mano y vigila de forma periódica que se cumpla. Recuerda la ley del autodeterioro: "todo lo que se deja sin la debida atención, se deteriora de forma progresiva y, a veces, irreversible"

Seguro que a ti se te ocurren algunas mas, por lo que te invito a que las incluyas en los comentarios de este post.

Ya dije hace un par de post que The Black Keys es una de la bandas que mas me ha gustado ultimamente. Aquí tienes otro pedazo de tema para meterle energía a esta semana de verano. The Black Keys - Lonely Boy.

¡Feliz semana!